環境マネジメントシステムに関係のある文書や記録がどこにあるのかがわかるようになっていると言うことです。また、各文書が関係者に間違って使われることがないよう、最新版を作っておくようにしたり、古いものは処分できるようにしたりする手順をつくり実行します。認証のための審査の対応例としましては、環境管理活動に関わる手順、技術標準、作業標準、その他規定類の作成・改定手順、ならびに文書配布及び保管のルールを定めるようにしています。 マネジメントシステムを構築する際、多くの時間を費やすのが文書の作成です。審査を受ける際に参照されるのはもちろんのこと、その後も一度作られた文書を引き続き、定期的に見直すことになりますので、その文書の管理の仕方が大変重要になります。文書の管理が上手にできていないと、肝心の中身の検討に割くべき時間が、単に文書の修正のために使われてしまうことになります。文書や文書管理については大変重要な事項です、しっかり心がけて行う必要があると考えましょう。 著しい環境側面に関する活動に手順を定めて、組織は環境側面に沿ったかたちで実行します。著しい環境側面に直接関わってくるような場合には、役務の請負や原料・資材の供給をしてくれる外部の組織にも環境管理上で組織が守ろうとしている内容を伝えます。認証のための審査への対応例としましては「著しい環境側面」ごとに環境目的や環境目標を達成するための手順を決定します。その手順には関係する物品や作業委託先にかかわる管理手順も含めます。